Nach der Bildaufnahme erhalten Kundinnen und Kunden einen zehnstelligen Zahlenschlüssel. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Meldebehörden rufen mit diesem Schlüssel die Bilder ab und können die ICAO-tauglichen Bilder elektronisch in die Ausweisvorlage integrieren. Dabei haben die Mitarbeiter auch noch die Möglichkeit, das vom Kunden ausgewählte Bild zu korrigieren.

Wahlweise können so auch Fingerabdruck und Unterschrift integriert werden. Diese Integration benötigt jedoch eine zusätzliche Verifikation der erfassten Daten.

Nach dem Abruf der Daten und deren Integration in den Antrag werden die Bilddateien gelöscht. Die Löschung obliegt der jeweiligen Behörde.

Die IT-Sicherheit von DIBIKO DIBIDAT ist aufgrund der Einbindung in die jeweilige Netzinfrastruktur der Kommune bzw. des betreffenden Meldeamtes wesentlich von den dortigen Sicherheitsmechanismen abhängig.

Der Hersteller hat keinen direkten Einfluss auf die Einrichtung von Datensicherheitsmaßnahmen im betreffenden kommunalen Netzwerk bzw. im Netzwerk der jeweiligen Behörde. Gleichwohl werden sowohl im Datenschutz- und –Sicherheitskonzept des Herstellers, als auch in den Herstellerempfehlungen (Bestandteil der Betriebsanleitung) an die Einsatzumgebung Anforderungen gestellt.

— Räumliche Umgebung

— Netzwerkintegration

— Firewall und Virenschutz

— Berechtigungskonzept

— Protokollierung

— Datensicherung

— Löschfristen